Akta osobowe pracownika – najważniejsze informacje

To w jaki sposób akta osobowe pracownika powinny być prowadzone oraz jakich zasad należy przestrzegać aby przechowywać je zgodnie z przepisami, często jest przedmiotem dyskusji zarówno początkujących jak również tych bardziej zaawansowanych kadrowców. We wpisie postaram się przedstawić podstawowe informacje dotyczące teczek osobowych, dzięki którym temat ten stanie się, mam nadzieję, bardziej przystępny.

Każdy pracodawca, niezależnie od formy prowadzonej działalności gospodarczej, zobowiązany jest prowadzić teczki osobowe, w których przechowywane są dane osobowe pracowników: dokumenty związane z rozpoczęciem zatrudnienia, jego przebiegiem oraz zakończeniem współpracy.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) w szczegółowy sposób określa co powinno znajdować się w teczce osobowej. Zgodnie z rozporządzeniem:

w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
pracownika,

w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Ustawodawca w omawianym akcie prawnym wylicza przykładowe dokumenty, które powinny znajdować się w teczce. Nie jest to jednak katalog zamknięty, w związku z czym powyższy podział powinien nam posłużyć jako wskazówka w której części akt powinniśmy umieszczać dokumenty poszczególne dokumenty.

Teczka osobowa

Część A

1) wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
2) dokumenty potwierdzające historię zatrudnienia,
3) dokumenty potwierdzających kwalifikacje zawodowe,
4) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym
stanowisku,
6) inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B

1) umowa/-y o pracę,
2)oświadczenia pracownika potwierdzające uprawnienia wynikające z odrębnych przepisów,
3) dokumenty potwierdzające powierzenie mienia,
4) aneksy, wypowiedzenie warunków pracy i/-lub wynagrodzenia,
5) dokumenty potwierdzające podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Część C

1) wypowiedzenie umowy o pracy/ porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy,
2) świadectwo pracy (kopia pracodawcy),
3) inne dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia, np. karta obiegowa.

Warto zauważyć, że rozporządzenie określa również kolejność umieszczanych w teczkach danych. Dokumenty nie powinny być bowiem umieszczane przypadkowo.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być
ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna
zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Akta osobowe a ochrona danych osobowych

W rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych, pracodawca jest administratorem danych osobowych pracowników (gromadzi, przetwarza, zarządza danymi), podlega zatem również wszelkim obowiązkom nałożonym przez niniejszą ustawę.

Pracodawca ma prawo wyznaczyć inspektora ochrony danych, niemniej jednak o takiej osobie powinien zostać zawiadomiony Prezes Urzędu (w ciągu 14 dni od wyznaczenia inspektora).

Z punktu widzenia prowadzenia akt osobowych, w mojej ocenie, ważne jest:

  1. Zaniechanie przechowywania dokumentów niezwiązanych ze stosunkiem pracy, np. kopia dowodu osobistego, paszportu itp.
  2. Zawarcie oświadczenia (np. w kwestionariuszu osobowym) potwierdzającego zgodę pracownika na przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych w celach związanych ze stosunkiem pracy.
  3. Zapewnienie odpowiedniego zabezpieczenia akt – dostęp jedynie przez osoby upoważnione.

Powyższe powinno uchronić pracodawcę przed ewentualnymi zastrzeżeniami co do pozostawania w niezgodności z ustawą o ochronie danych osobowych.

Digitalizacja i przechowywanie dokumentów

Zgodnie z Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r.o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, art. 94 pkt 9a i 9b uzyskały następujące brzmienie:

art. 94 Pracodawca jest obowiązany w szczególności (…):

9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Oznacza to, że każdy pracodawca od 1 stycznia 2019 roku będzie mógł prowadzić akta osobowe zarówno w wersji papierowej jak również elektronicznej, pod warunkiem, że zagwarantuje ich poufność, integralność, kompletność oraz dostępność.

Pracodawca będzie mógł również przechowywać dokumenty przez okres 10 lat, nie tak jak ma to miejsce teraz, 50. lat. Warto jednak zauważyć, że 10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczyć będzie osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.

Zmiany od 2019 roku – nowa, 4 część akt osobowych

Obecnie trwają prace nad zmianami w zakresie wyglądu akt osobowych. Wprowadzona miałaby zostać dodatkowa – 4 część akt personalnych.

W założeniu nowego rozporządzenia akta osobowe wyglądałyby następująco:

Część A – dokumenty związane z rozpoczęciem zatrudnienia (kwestionariusz osobowy kandydata, dokumenty potwierdzające historię zatrudnienia, orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do pracy, itp.)

Część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia (kwestionariusz osobowy, umowy o pracę, aneksy, itp.)

Część C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy

Część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem
przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w
odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu

Nie ulegnie zmianie sposób przechowywania dokumentów – zachowana zostaje zasada chronologii oraz numerowania dokumentów przechowywanych w teczce. Oddzielnym punktem wprowadzono natomiast zasady przechowywania oraz usuwania dokumentów w części D akt osobowych.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Projekt rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej określa również szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, ale temu zagadnieniu poświęcony zostanie odrębny wpis.

Podstawa prawna
1. Rozporządzenie Ministra Pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.)
2. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018, poz. 357)
3. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000)
4. Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej ( z dnia 22 października 2018 r.)

Bądź pierwszy, który skomentuje ten wpis!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.


*